Управление Минюста России по Астраханской области (далее – Управление) в рамках своих полномочий осуществляет контроль за соответствием деятельности общественных объединений, религиозных и иных некоммерческих организаций, по расходованию денежных средств и использованию иного имущества (далее – финансовый контроль), целям, предусмотренным их учредительными документами.
Финансовый контроль таких организаций осуществляется путем проведения анализа поступивших от организаций ежегодных отчетов и проведения документарных и выездных проверок.
Следует отметить, что любая некоммерческая организация независимо от ее организационно - правовой формы не может осуществлять свою деятельность без определенных финансовых средств. Источники поступления и расходование этих средств и являются предметом финансового контроля.
Остановимся на самом широком виде финансового контроля – проведение проверок.
Финансовый контроль в виде проведения проверок можно разделить на 3 этапа:
1. Подготовка к проведению проверки.
2. Проведение проверки.
3. Подведение итогов. Принятие мер реагирования по результатам проверки.
Более подробно этапы проведения проверок за расходованием денежных средств и использованию иного имущества некоммерческими организациями выглядят следующим образом.
Первый этап – подготовка к проведению проверки включает в себя:
- изучение материалов учетного дела некоммерческой организации, находящихся в Управлении (представленных ранее отчетов, информационных писем, копии решений, протоколов и др.);
- изучение информации и сообщений, полученных по запросам от органов государственной власти, от органов местного самоуправления, от кредитных организаций (сведения о фактическом поступлении и расходовании денежных средств организации по выпискам с расчетного счета; имеющиеся жалобы и заявления со стороны граждан и организаций на незаконную деятельность организации; выявленные нарушения федерального законодательства, допущенные организацией; иную имеющуюся информацию о деятельности организации);
- изучение целей и видов деятельности некоммерческой организации, источники формирования имущества, порядок его использования, предусмотренные учредительными документами и законодательством для конкретного вида некоммерческой организации. Данная информация необходима специалистам Управления для установления соответствия деятельности некоммерческих организаций по расходованию денежных средств и иного имущества целям, завяленным в учредительных документах некоммерческой организации.
После завершения подготовки к проведению проверки специалисты Управления переходят ко второму этапу проверки - проведение проверки.
Для проведения финансового контроля специалисты Управления перед началом проверки (не позднее, чем за три рабочих дня) запрашивают у проверяемой некоммерческой организации ряд документов (кроме тех, которые можно получить от государственных органов и кредитных организаций), отражающий источники поступления денежных средств и иного имущества, направление расходования денежных средств и использования иного имущества. К таким документам, в частности относятся:
- финансовый план (смета);
- положения об учетной политике;
- документы годовой и квартальной отчетности (бухгалтерский баланс (ф.№1), отчет о прибылях и убытках (ф.№2), отчет о движении денежных средств (ф.№4), отчет о целевом использовании полученных средств (ф.6);
- главные книги; - журналы-ордера; - оборотные ведомости;
- кассовой книги с отчетами кассира и приложениями первичных кассовых документов;
- банковские документы по счетам, в том числе выписки лицевых счетов, платежных (инкассовых) поручений, заявлений о перечислении валютных счетов;
- договоры, документы об исполнении договоров (в том числе счета-фактуры, счета);
- книги покупок, книги продаж; - аудиторские заключения по финансовой (бухгалтерской) отчетности;
- иные материалы, подтверждающие деятельность по выполнению уставных целей некоммерческой организации.
В ходе проведения проверки указанные документы анализируются и сопоставляются с имеющимися документами и сведениями с целью установления соответствия расходования денежных средств и использования иного имущества целям, предусмотренным учредительными документами некоммерческой организации. При проведении такого анализа специалистами Управления нередко выявляются нарушения законодательства в деятельности некоммерческих организаций, в том числе административного.
Так, в случае, если в отчете, представленном организацией, отраженная сумма расходования денежных средств меньше, чем по выписке с расчетного счета, представленной кредитным учреждением или организацией по запросу Управления, то это является административным правонарушением, предусмотренным ст.19.7 Кодекса об административных правонарушений (далее – КоАП), а именно представление искаженных сведений, представление которых предусмотрено законом.
В случае, если расходование денежных средств организации, целью деятельности которой является сохранение памятников истории, направлено на приобретение спорт – инвентаря, это может расцениваться как несоответствие цели деятельности ради которой создана организация, а также положениям Устава организации и законодательству.
Непосредственно объектом изучения при проведении финансового контроля некоммерческих организаций является следующее:
1. Формирование доходов некоммерческой организации и правильности отражения их в учете.
Информацию об источниках поступления и размерах денежных средств специалисты Управления определяют исходя из учредительных документов, решений и протоколов заседаний руководящих органов, договоров, платежных поручений, приходных кассовых ордеров, а также иных первичных учетных документов организации.
При проверке целевых средств, полученных для осуществления той или иной программы (проекта, мероприятия), специалисты проверяют использование (расходование) данных средств по назначению. Средства, поступающие в виде вступительных, членских взносов, взносов учредителей, участников, проверяются на предмет соответствия деятельности по расходованию денежных средств и использованию иного имущества уставным целям.
Все хозяйственные операции, проводимые некоммерческой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Совокупность способов ведения некоммерческой организацией бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Некоммерческая организация самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
Все оправдательные документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, главные книги, платежные ведомости, авансовые отчеты, утвержденная учетная политика, иные материалы, подтверждающие деятельность по выполнению уставных целей некоммерческой организации) должны быть оформлены должным образом в соответствии с федеральным законодательством. Отсутствие указанных документов либо грубое нарушение в их оформлении является нарушением федерального законодательства.
2. Расходование средств финансирования и соответствия их расходным статьям сметы и законодательству о некоммерческих организациях.
В процессе проведения проверки некоммерческой организации специалисты обращают внимание на структуру затрат: прямых, связанных с выполнением некоммерческих программ (проектов), и косвенных (административных). Так, если организация имеет статус благотворительной, она не вправе использовать на оплату труда административно-управленческого персонала более 20 процентов финансовых средств, расходуемых этой организацией за финансовый год и соответственно не менее 80% на благотворительные программы (п. 3 ст. 16 Федерального закона от 11 августа 1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях»).
Даже в том случае, если некоммерческая организация не осуществляет приносящую доход деятельность, она может иметь внереализационные доходы, например, доход от реализации ненужного имущества, излишки, выявленные при инвентаризации, доход в виде процента банка, начисленного за пользование остатком на счете. Если такие доходы имеют место, то они должны использоваться строго на уставные цели или в составе административных расходов.
Если по завершению проверки выясниться, что денежные средства некоммерческой организации, занимающейся, к примеру, защитой прав потребителей, направлялись на проведение каких- либо спортивных соревнований – это является несоответствием цели деятельности, ради которой создана данная организация, в отличии от некоммерческих организаций, уставными целями которых являются развитие и популяризация какого - либо вида спорта.
3. Правильность документального оформления и отражения в учете операций по движению активов.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций, которые могут вести бухгалтерский учет лично.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Отсутствие кассовой книги либо наличие грубых недостатков в ее оформлении является административным правонарушением, предусмотренным ст.15.11 КоАП. При выявлении подобных нарушений Управление направляет соответствующую информацию по подведомственности в налоговые органы для привлечения некоммерческой организации к административной ответственности.
4. Контроль за полнотой и достоверностью показателей финансовой отчетности некоммерческих организаций.
Источниками информации об организации служат также ежегодные отчеты, представляемые некоммерческими организациями в Управление.
Ежегодные отчеты заполняются представителями некоммерческих организаций от руки печатными буквами черной или синей ручкой, либо машинописным способом, либо с использованием компьютерной техники и распечатывается на печатающем устройстве компьютера; листы отчетов и приложения к ним, представляемые непосредственно либо в виде почтового отправления с описью вложения, рекомендуется прошивать, количество листов подтверждать на обороте последнего листа на месте прошивки подписью лица, имеющего право без доверенности действовать от имени представляющей отчет организации, назначенного (избранного) в установленном порядке, и скреплять печатью организации.
Суммы указанные в отчетах должны быть полностью раскрыты (то есть учитываться все поступления, все расходования, в том числе банковские, налоговые и иные платежи).
Третий этап финансового контроля – подведение итогов, принятие мер реагирования по результатам проверки.
По результатам проведения финансового контроля некоммерческой организации, специалистами Управления составляется акт проверки. В случае выявления нарушений принимается решение о применении мер реагирования в отношении некоммерческой организации, предусмотренные законодательством (вынесение письменного предупреждения со сроком устранения выявленных нарушений, возбуждение административного производства, обращение в суд с заявлением о ликвидации и иные).
В заключении отметим наиболее распространенные нарушения, выявляемые при финансовом контроле:
1. Нарушения Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части соблюдения кассовой дисциплины, а именно:
- неупорядочена система ведения операций с денежной наличностью (при поступлении денежной наличности в кассу организации, денежные средства не приходуются в соответствии с действующим законодательством);
- отсутствует кассовая книга либо допускаются грубые недостатки в ее формировании (в представляемых на проверку кассовых книгах отсутствует нумерация страниц, заверительная надпись о количестве листов, подпись руководителя, печать организации, распечатанные листы кассовой книги не сброшюрованы и др.).
2. Недостоверные данные (суммы) в ежегодном отчете, представляемые в Управление.
При указании суммы в соответствующих графах отчета, представители некоммерческой организации зачастую указывают лишь часть расходования, без учета банковских, налоговых, транспортных и др. видов расходования денежных средств, что является предоставлением недостоверных данных и может служить основанием для возбуждения административного производства по признакам правонарушений, предусмотренных ст.19.7. Кодекса об административных правонарушений.
3. В нарушение ч.3 ст.50 Гражданского кодекса Российской Федерации были выявлены организации, предпринимательская деятельность которых, указанная в Уставе и фактически осуществляемая, не служит целям ради которых они созданы и не соответствует этим целям.
Используя вышеизложенную информацию в своей работе и при предоставлении документов для проведения проверки представители некоммерческих организаций могут избежать подобные нарушения федерального законодательства.
