В рамках возложенных полномочий в 2012 году Управлением проведено 6 плановых выездных проверок территориальных отделов службы записи актов гражданского состояния Астраханской области (далее – служба ЗАГС Астраханской области) из 6 запланированных, а именно:
- отдела службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району
г. Астрахани (с 01.02.2012 по 29.02.2012);
- специализированного отдела по государственной регистрации смерти службы ЗАГС Астраханской области (с 15.03.2012 по 11.04.2012);
- отдела службы ЗАГС Астраханской области по Наримановскому району Астраханской области (с 09.07.2012 по 03.08.2012);
- отдела службы ЗАГС Астраханской области по Енотаевскому району Астраханской области (с 06.08.2012 по 31.08.2012);
- отдела службы ЗАГС Астраханской области по Черноярскому району Астраханской области (с 17.09.2012 по 02.10.2012);
- отдела службы ЗАГС Астраханской области по Икрянинскому району Астраханской области (с 08.10.2012 по 02.11.2012).
В соответствии с пунктом 45 Административного регламента исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по осуществлению контроля и надзора в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденного приказом Минюста России от 01.10.2010
№ 241, при проведении проверок применялся сплошной метод.
В рамках реализации государственной функции в части надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации при государственной регистрации актов гражданского состояния проверялись:
- книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги);
- документы, являющиеся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, а также их исправления (изменения);
- документы по внесению исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния;
- журналы учета заявлений и (или) заявления граждан о государственной регистрации актов гражданского состояния, совершении иных юридически значимых действий и иные документы, представленные в связи с государственной регистрацией актов гражданского состояния и совершением иных юридически значимых действий;
- платежные документы, подтверждающие полноту и своевременность уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершение иных юридически значимых действий;
- документы, подтверждающие предоставление в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также документы, касающиеся формирования архивных фондов.
В рамках реализации государственной функции в части контроля за осуществлением полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния проверялись:
- работа с обращениями граждан, своевременность их рассмотрения;
- достоверность, полнота и своевременность представления в Управление статистической отчетности, установленной Минюстом России в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;
- защита и сохранность информации.
В ходе проверок отделов службы ЗАГС Астраханской области установлено, что в целом их деятельность соответствует требованиям законодательства Российской Федерации в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. Вместе с тем, в каждом из проверяемых отделов выявлены нарушения законодательства Российской Федерации, по факту которых Управлением приняты следующие меры реагирования:
- внесено 1 предписание об устранении нарушений законодательства Российской Федерации при государственной регистрации актов гражданского состояния;
- направлено 5 информационных писем руководителю службы ЗАГС Астраханской области о выявленных в ходе проверок нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния.
Из выявленных Управлением нарушений законодательства Российской Федерации наиболее распространенными являются следующие.
В нарушение ст. 17 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон), а также рекомендаций по государственной регистрации рождения и установления отцовства от 12.01.2011 исх. № 16/227-ЮЛ, подготовленных Департаментом по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России (далее – Рекомендации), отделами при регистрации рождения в актовую запись сведения об отце не вносились по желанию матери-одиночки, однако в графе 19 указано, что сведения об отце внесены на основании заявления матери.
Данное нарушение связано с неверной трактовкой указанной статьи, согласно абзацу 4 ч. 3 Закона которой сведения об отце ребенка в случае, если родители ребенка не состоят в браке, и отцовство не установлено, вносятся на основании заявления матери ребенка. При этом постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 № 1274 установлена форма заявления о внесении сведений об отце ребенка в запись акта о рождении (форма № 3). Таким образом, графа 19 подлежит заполнению лишь при наличии указанного заявления по форме № 3. Данное нарушение встречается в основном в актовых записях, составленных без использования программного обеспечения «Находка-ЗАГС». С появлением указанной программы в большинстве отделов данное нарушение не встречается.
В нарушение ч. 5 ст. 18 Закона и Рекомендаций при одновременной регистрации рождения и установления отцовства, а также рождения, установления отцовства и заключения брака в графе 1 записи акта о рождении фамилия ребенка указывалась по фамилии отца, а не по фамилии матери с последующим внесением изменений.
Данное нарушение связано с тем, что ч. 5 ст. 18 Закона предусматривает обязательное указание фамилии ребенка по фамилии матери лишь в том случае, если мать не состоит в браке с отцом ребенка и отцовство в отношении ребенка не установлено, однако в данном случае за государственной регистрацией рождения обращаются оба родителя, желающие присвоить фамилию ребенку по фамилии отца. Учитывая большое количество таких родителей, и во избежание излишних поправок в актовых записях о рождении и нареканий со стороны граждан фамилия ребенка записывалась по фамилии отца без учета положений ст. 17 Закона и Рекомендаций, при этом в ряде отделов в графе «Иные сведения и служебные отметки» указана фамилия ребенка по фамилии матери.
Кроме того, программное обеспечение отделов не позволяло указывать фамилию ребенка по фамилии матери, а затем путем «зачеркивания» изменять ее на фамилию отца. С появлением программного обеспечения «Находка-ЗАГС» данная возможность появилась, в результате в большинстве случаев в отделах указанное нарушение не встречалось.
В нарушение ч. 2 ст. 69 Закона и формы № 17 Заявления о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 № 1274
«Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния», отделами принимались заявления от граждан о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния с указанием в качестве документа, подтверждающего наличие основания для внесения исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, в том числе, копии паспорта, не являющейся подтверждением основания для внесения исправления или изменения в запись акта гражданского состояния.
В ст. 69 Закона указан исчерпывающий перечень оснований для внесения исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния. При обращении в отделы заявители представляют множество документов в подтверждение необходимости внесения тех или иных исправлений и изменений. Зачастую заявителями представляется и копия паспорта, в котором указаны сведения, в соответствие с которыми заявитель просит привести свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, подлежащие исправлению или изменению. Отсюда, по мнению Управления, появилась практика указания копии паспорта в качестве приложения к заявлению о внесении исправления или изменения без учета указанной в заявлении формулировки «Документы, подтверждающие наличие основания для внесения исправления или изменения в запись акта гражданского состояния».
В ходе проверок установлено, что работники отделов не уделяют должного внимания информации о национальности заявителей при внесении соответствующих сведений в записи актов гражданского состояния. Так, в отделе службы ЗАГС Астраханской области по Черноярскому району Астраханской области в нарушение ст. 22 Закона в ряде случаев в заявлениях о рождении, подаваемых одним из родителей, указывалась национальность отсутствующего в отделе родителя. На основании данных заявлений в записи акта о рождении указана национальность отсутствующего родителя. Кроме того, в указанном отделе выявлен единичный случай указания в графе «она» национальности лица расторгающего брак, в то время как в заявлении национальность не указана (нарушение ст. 37 Закона).
В отделе службы ЗАГС Астраханской области по Икрянинскому району Астраханской области в нарушение абзаца 2 ст. 37 Закона имеет место невнесение сведений о национальности лиц, расторгающих брак, в актовые записи о расторжении брака при наличии соответствующих сведений в заявлении о расторжении брака.
В отделе службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району
г. Астрахани работниками в нарушение ст. 50 Закона не вносились сведения о национальности родителей в актовые записи об установлении отцовства при наличии соответствующего заявления.
Не уделялось должное внимание и содержанию заявлений граждан, в результате чего в них отсутствуют необходимые сведения. К примеру, в ходе проверки в отделе службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району г. Астрахани обнаружены заявления о рождении, составленные двумя заявителями, но подписанные только одним (нарушение формы № 1 «Заявление о рождении», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 г. № 1274), заявления, подписанные только одним заявителем об установлении отцовства (нарушение абзаца 8 ч. 4 ст. 50 Закона), заявления о перемене имени без указания даты составления заявления и подписи заявителя либо подписи заявителя (нарушение абзаца 8 ст. 59 Закона).
Среди нарушений, связанных с отсутствием должного внимания работников отделов, необходимо отметить также следующие:
1.
В нарушение пп. 1 п. 2 ст. 333.17 Налогового кодекса Российской Федерации в ряде случаев в платежных документах указывались сведения о плательщиках, не являющихся заявителями;
2.
В нарушение ч. 3 ст. 7 Закона и формы бланка записи акта о смерти, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния», в графе 13 ряда записей акта о смерти отсутствовала подпись лица, сделавшего заявление о смерти;
3.
В нарушение ч. 1 ст. 26 Закона в совместном заявлении о заключении брака не указывалось гражданство заявителей (единичный случай);
4.
В нарушение ч. 4 ст. 50 Закона и формы № 12 «Заявление об установлении отцовства (совместное заявление отца и матери ребенка, не состоявших между собой в браке на момент рождения ребенка)», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.1998 № 1274, в ряде заявлений об установлении отцовства отсутствовала подпись матери ребенка, в отношении которого устанавливается отцовство;
5.
В нарушение ч. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации исправления или изменения вносились в актовые записи о смерти на основании оформленных ненадлежащим образом доверенностей, представляемых заявителями для внесения исправлений или изменений;
6.
В нарушение постановления Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» в графе 18 актовых записей об установлении отцовства, а также в графе 21 актовых записей об усыновлении (удочерении) отсутствовало указание места жительства заявителей;
7.
В нарушение пп. 3.5.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в ряде случаев в делах по перемене имени содержались не все документы, представленные заявителем и перечисленные в заявлении в качестве приложения;
8.
В ряде случаев в заявлениях о сокращении месячного срока регистрации брака отсутствовала подпись одного из заявителей или дата заявления.
В ходе проверок выявлены и более существенные нарушения федерального законодательства, среди которых, в первую очередь, необходимо выделить ряд нарушений, связанных с государственной регистрацией перемены имени. Так, в отделе службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району г. Астрахани в нарушение абзаца 2 ст. 63 Закона при перемене имени родителями не изменялись сведения о родителях в записи актов о рождении ребенка, не достигшего совершеннолетия. Новые свидетельства о его рождении, предусмотренные абзацем 4 ст. 63 Закона, не выдавались. Кроме того, в нарушение абзаца 1 ст.63 Закона на основании записи акта о перемене имени не вносились изменения в записи актов гражданского состояния, ранее составленные в отношении лица, переменившего имя, и новые свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, с учетом внесенных в записи актов гражданского состояния изменений, не выдавались. В связи с тем, что в указанном отделе выявлены неединичные случаи вышеперечисленных нарушений, Управлением в Министерство юстиции Российской Федерации направлено письмо о порядке применения ст. 63 Закона (исх. от 07.03.2012 № 04/886). Однако до настоящего времени ответ Управлением не получен.
Кроме того, в вышеуказанном отделе в нарушение ч. 2 ст. 57 Закона отсутствовали документы, свидетельствующие об отправке в орган социальной защиты извещений о внесении исправлений и изменений в запись акта о рождении ребенкав связи с установлением отцовства.
Перечисленные нарушения стали основанием для внесения по результатам проверки предписания отделу службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району г. Астрахани об устранении нарушений законодательства Российской Федерации. Кроме того, большинство из нарушений в работе указанного отдела ЗАГС носили массовый характер.
Управлением в установленные сроки получена информация об устранении отделом службы ЗАГС Астраханской области по Ленинскому району г. Астрахани нарушений, указанных в предписании, с приложением документов, подтверждающих устранение нарушений.